Plan A, Plan B

en av de mest förvirrande aspekterna av projektledning är begreppet eventualiteter och Management reserver. När används de? Vad används de för? Och hur tillämpas de?

i den här artikeln kommer jag att lyfta slöjan.

eventualiteter

eventualiteter är belopp som placeras i projektet uppskattning för att redogöra för ”kända okända.”Det vill säga förekomsten av kostnaden är känd, men storleken på det är det inte. Till exempel,

  • i ett husbyggnadsprojekt är mängden designtid inte känt med säkerhet.
  • i ett mjukvaruutvecklingsprojekt är kostnaden för databasen osäker eftersom dess specifikationer inte är kända med säkerhet.
  • i ett brobyggnadsprojekt kan den potentiella ökningen av streamflow leda till ökade kostnader.

således gäller oförutsedda kostnader för kostnader som du vet att du måste ådra dig, men är inte säkra på deras exakta storlek.

Förvaltningsreserver

Förvaltningsreserver är å andra sidan belopp som placeras i uppskattningen för ”okända Okända.”Det vill säga det finns risker som inte har beaktats som kan uppstå. Till exempel,

  • i ett husbyggnadsprojekt kan föredraganden sluta, och en kontraktsförfattare måste anställas mot extra kostnad.
  • i ett mjukvaruutvecklingsprojekt kan databasen hackas och orsaka en eskalering av säkerhetskostnaderna.
  • i ett brobyggnadsprojekt kan ett flygplan krascha in i projektplatsen.

som du kan se är ledningsreserver risker som inte har redovisats i uppskattningen (ett flygplan kan krascha in i projektet!).

Förvaltningsreserver fungerar som en catch-all för alla andra risker som inte specifikt beaktas i projektberäkningen.

många organisationer spårar kostnadsökningen på tidigare projekt och fördelar detta till varje framtida projekt som en Ledningsreserv. Detta kan vara antingen en procentandel eller en fast avgift.

Arbetsfördelningsstrukturens Roll

arbetsfördelningsstrukturen (WBS) är den underliggande grunden för uppskattningar. Den innehåller en lista över uppgifter som krävs för att genomföra projektet, och det ger grunden för att producera uppskattningar. Till exempel kan en projektuppgiftslista vara:

arbetsfördelning struktur
uppgift Budget
Pund staket inlägg $1,000
bygga staket $2,500
totalt $3,500

även om det inte är en ironclad lag, bör beredskapen tillämpas på uppgiftsnivå och ledningen reserverar sig på projektnivå.

till exempel, om kostnaden för fenceposts är osäker, skulle detta vara en beredskap och du kan lägga till 10% till uppgiften ”Pound fenceposts.”Men för att redogöra för möjligheten att ett plan kraschar in i staketet under byggandet, skulle du lägga till en 10% förvaltningsreserv till det övergripande projektet.

Riskregistrets Roll

projektriskregistret används för att samla in information som bestämmer storleken på eventualiteter och förvaltningsreserver.

riskregistret registrerar riskerna för projektets framgångsfaktorer. Det bestämmer också prioriteringen för varje risk, som baseras på riskens svårighetsgrad och sannolikhet för förekomst. Till exempel är ett flygplan som kraschar in på byggarbetsplatsen förmodligen inte den viktigaste risken.

riskregister
Risk Sannolikhet svårighetsgrad beredskap
strömflödet stiger-kräver konstruktion av större berm 10% $10,000 $1,000
Site foreman slutar 5% $10,000 $500
flygplan kraschar in på plats 0.001% $100,000 $100
totalt $115,000 $1,600

beredskapen beräknas genom att multiplicera sannolikheten med svårighetsgraden och läggas till den tillämpliga aktivitetsuppskattningen för projektet.

Lägg märke till att i detta exempel, eftersom dessa tre risker alla ingår i projektberäkningen, är de alla oförutsedda händelser. Den tredje punkten, en flygkrasch, skulle normalt anses vara för avlägsen för att inkludera som en beredskap och skulle ingå i ledningsreserven för projektet.

Kostnadsbaslinje

kostnadsbaslinje kostnadsbaslinjen representerar tidfasade utgifter för projektmedel. Det inkluderar oförutsedda, men inte förvaltningsreserverna.

det vill säga ledningsreserver beaktas utöver projektbudgeten och måste sökas separat från organisationshantering.

Kostnadshanteringsplan

Projektledningsorganet (PMBOK) anger användningen av en Kostnadshanteringsplan, som är en del av den övergripande Projektledningsplanen. Denna Kostnadshanteringsplan bör innehålla följande information:

  • hur mycket beredskap att inkludera i varje uppgift
  • mängd Ledningsreserv som ska inkluderas i hela projektet
  • metodik, antaganden och/eller bakgrundsinformation

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.