Plano A, Plano B

um dos aspectos mais confusos do gerenciamento de projetos é o conceito de contingências e reservas gerenciais. Quando eles são usados? Para que são usados? E como eles são aplicados?Neste artigo vou levantar o véu.

contingências

contingências são valores colocados na estimativa do projeto para explicar “incógnitas conhecidas.”Ou seja, a existência do custo é conhecida, mas o tamanho não é. Por exemplo,

  • em um projeto de construção de casas, a quantidade de tempo de projeto não é conhecida com certeza.
  • em um projeto de desenvolvimento de software, o custo do banco de dados é incerto porque suas especificações não são conhecidas com certeza.
  • em um projeto de construção de pontes, o aumento potencial do fluxo de fluxo pode causar um aumento nos custos.

assim, contingências se aplicam a custos que você sabe que deve incorrer, mas não têm certeza sobre seu tamanho exato.

reservas de gestão

reservas de Gestão, por outro lado, são valores colocados na estimativa para “desconhecidos desconhecidos.”Ou seja, existem riscos que não foram levados em consideração que podem ocorrer. Por exemplo,

  • em um projeto de construção de casa, o desenhista pode desistir, e um desenhista de contrato deve ser contratado a um custo adicional.
  • em um projeto de desenvolvimento de software, o banco de dados pode ser hackeado e causar uma escalada nos custos de segurança.
  • em um projeto de construção de ponte, um avião pode colidir com o local do projeto.

como você pode ver, as reservas de gerenciamento São riscos que não foram contabilizados na estimativa (um avião pode colidir com o projeto!).

as reservas de gestão servem como um catch-all para todos os outros riscos que não são especificamente considerados na estimativa do projeto.

muitas organizações rastreiam o escalonamento de custos em projetos anteriores e alocam isso para cada projeto futuro como uma reserva de gerenciamento. Isso pode ser uma porcentagem ou uma taxa fixa.

papel da estrutura de repartição do trabalho

a estrutura de repartição do trabalho (WBS) é a base subjacente para estimativas. Ele contém uma lista de tarefas necessárias para realizar o projeto e fornece a base sobre a qual produzir estimativas. Por exemplo, uma lista de tarefas do projeto pode ser:

Estrutura de divisão de Trabalho
a Tarefa Orçamento
Libra postes $1,000
Construir muro $2,500
TOTAL $3,500

Apesar de não ser uma férrea lei, as contingências devem ser aplicadas no nível da tarefa, e a administração reserva-se no nível do projeto.

por exemplo, se o custo dos fenceposts for incerto, isso seria uma contingência e você poderia adicionar 10% à tarefa “Pound fenceposts.”No entanto, para explicar a possibilidade de um avião colidir com a cerca durante a construção, você adicionaria uma reserva de gerenciamento de 10% ao projeto geral.

Papel Do Registro de risco

o registro de risco do projeto é usado para coletar informações que determinam o tamanho das contingências e reservas de gerenciamento.

o registro de risco registra os riscos para os fatores de sucesso do projeto. Também determina a prioridade de cada risco, que se baseia na gravidade e probabilidade de ocorrência do risco. Por exemplo, um avião colidindo com o canteiro de obras provavelmente não é o risco mais importante.

registro dos Riscos
Risco Probabilidade Gravidade de Contingência
fluxo aumenta – exige a construção de grandes berma 10% $10,000 $1,000
Site capataz fecha 5% $10,000 $500
acidentes de Avião no site 0.001% $100,000 $100
TOTAL $115,000 $1,600

A contingência é estimado multiplicando-se a Probabilidade com a Gravidade, e adicionado para o aplicável tarefa estimativa para o projeto.

observe que, neste exemplo, uma vez que esses três riscos estão todos incluídos na estimativa do projeto, eles são todas contingências. O terceiro item, um acidente de avião, normalmente seria considerado muito remoto para incluir como contingência e seria incluído na reserva de gerenciamento do projeto.

linha de base do custo

linha de base do custo a linha de base do custo representa a despesa faseada do tempo dos fundos do projeto. Inclui as contingências, mas não as reservas de gestão.

ou seja, as reservas de gerenciamento são consideradas acima e acima do orçamento do projeto e devem ser solicitadas separadamente da Gestão Organizacional.

plano de gerenciamento de custos

o corpo de Conhecimento de gerenciamento de projetos (PMBOK) especifica o uso de um plano de gerenciamento de custos, que é um componente do Plano Geral de gerenciamento de projetos. Este Plano de Gerenciamento dos Custos, deve conter as seguintes informações:

  • Quanto contingência para incluir em cada tarefa
  • > Quantidade de Gerenciamento de Reserva para incluir no projeto inteiro
  • Metodologia, pressupostos e/ou informações de fundo

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