Plan A, Plan B

een van de meest verwarrende aspecten van projectbeheer is het concept van onvoorziene uitgaven en Beheersreserves. Wanneer worden ze gebruikt? Waar worden ze voor gebruikt? En hoe worden ze toegepast?

In dit artikel zal ik de sluier opheffen.

onvoorziene uitgaven

onvoorziene uitgaven zijn bedragen die in de projectraming zijn geplaatst om rekening te houden met “bekende onbekenden”.”Dat wil zeggen, het bestaan van de kosten is bekend, maar de omvang ervan niet. Bijvoorbeeld:,

  • In een huis gebouw project, de hoeveelheid ontwerp tijd is niet zeker bekend.
  • in een softwareontwikkelingsproject zijn de kosten van de database onzeker omdat de specificaties ervan niet met zekerheid bekend zijn.
  • bij een brugbouwproject kan de potentiële stijging van de stroomstroom leiden tot een stijging van de kosten.

onvoorziene kosten zijn dus van toepassing op kosten waarvan u weet dat u ze moet maken, maar waarvan u niet zeker bent of ze exact groot zijn.

Beheersreserves

Beheersreserves daarentegen zijn in de raming voor “onbekende onbekenden” opgenomen bedragen.”Dat wil zeggen, er zijn risico’ s die niet in aanmerking zijn genomen die kunnen optreden. Bijvoorbeeld:,

  • In een huis gebouw project, de Draft person zou kunnen stoppen, en een contract draft person moet worden ingehuurd tegen extra kosten.
  • In een softwareontwikkelingsproject kan de database gehackt worden en leiden tot een verhoging van de beveiligingskosten.
  • bij een brugbouwproject kan een vliegtuig neerstorten op de projectlocatie.

zoals u kunt zien, zijn beheersreserves risico ‘ s die niet in de schatting zijn opgenomen (een vliegtuig kan in het project neerstorten!).

Beheersreserves dienen als vangnet voor alle andere risico ‘ s die niet specifiek in aanmerking worden genomen in de projectraming.

veel organisaties volgen de kostenstijging van projecten uit het verleden en wijzen deze toe aan elk toekomstig project als Beheersreserve. Dit kan een percentage of een vaste vergoeding zijn.

rol van de structuur voor de indeling naar werk

de structuur voor de indeling naar werk (WBS) is de onderliggende basis voor schattingen. Het bevat een opsomming van de taken die nodig zijn om het project uit te voeren en het biedt de basis voor het opstellen van schattingen. Bijvoorbeeld, een project takenlijst zou kunnen zijn:

Work Breakdown Structure
Taak Budget
Pond palen $1,000
het Bouwen van hek $2,500
TOTAAL $3,500

maar het is geen ijzeren wet, de risico ‘ s moeten worden toegepast op de taak niveau en behoudt de directie zich op het projectniveau.

bijvoorbeeld, als de kosten van de fenceposts onzeker zijn, zou dit een contingentie zijn en zou u 10% kunnen toevoegen aan de taak “Pond fenceposts.”Echter, om rekening te houden met de mogelijkheid van een vliegtuig crasht in het hek tijdens de bouw, zou je een 10% management reserve toe te voegen aan het totale project.

rol van het risicoregister

het risicoregister van het project wordt gebruikt om informatie te verzamelen die de omvang van onvoorziene gebeurtenissen en beheersreserves bepaalt.

het risicoregister registreert de risico ‘ s voor de succesfactoren van het project. Het bepaalt ook de prioriteit van elk risico, die is gebaseerd op de ernst van het risico en de waarschijnlijkheid van het optreden. Bijvoorbeeld, een vliegtuig crashen in de bouwplaats is waarschijnlijk niet het belangrijkste risico.

Risico-Register
Risico Waarschijnlijkheid Severity Contingency
Stream flow stijgt – het vereist de bouw van grotere berm 10% $10,000 $1,000
werfleider afgesloten 5% $10,000 $500
Vliegtuig crasht in site 0.001% $100,000 $100
totaal $115,000 $1,600

de nood wordt geschat door de waarschijnlijkheid te vermenigvuldigen met de ernst, en toegevoegd aan de toepasselijke takenschatting voor het project.

merk op dat in dit voorbeeld, aangezien deze drie risico ‘ s allemaal in de projectraming zijn opgenomen, het allemaal onvoorziene gebeurtenissen zijn. Het derde punt, een vliegtuigcrash, zou normaal gesproken te ver worden beschouwd om als een onvoorziene gebeurtenis op te nemen en zou worden opgenomen in de beheersreserve voor het project.

Kostenreferentiebasis

kostenreferentiebasisde kostenreferentiebasis vertegenwoordigt de in de tijd gefaseerde uitgaven van projectfondsen. Het omvat de onvoorziene uitgaven, maar niet de beheersreserves.

dat wil zeggen, beheersreserves worden beschouwd boven het projectbudget en moeten afzonderlijk van het Organisatiebeheer worden aangevraagd.

Kostenbeheerplan

het Kennisorgaan voor projectbeheer (PMBOK) specificeert het gebruik van een Kostenbeheerplan, dat een onderdeel is van het totale projectbeheerplan. Deze Cost Management Plan moet de volgende informatie bevatten:

  • hoeveel onvoorziene uitgaven op te nemen in elke taak
  • Hoeveelheid van Beheer Reserve te nemen in het gehele project
  • Methodologie, veronderstellingen en/of achtergrond informatie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.