a projektmenedzsment egyik legzavaróbb aspektusa a Kontingenciák és a menedzsment tartalékok fogalma. Mikor használják őket? Mire használják őket? És hogyan alkalmazzák őket?
ebben a cikkben felemelem a fátylat.
függőségek
a függőségek olyan összegek, amelyeket a projekt becslésébe helyeznek, hogy figyelembe vegyék az “ismert ismeretleneket”.”Vagyis a költség megléte ismert, de a mérete nem. Például,
- egy házépítési projektben a tervezési idő mennyisége nem biztos.
- egy szoftverfejlesztési projektben az adatbázis költsége bizonytalan, mert specifikációi nem ismertek biztosan.
- egy hídépítési projektben az áramáramlás potenciális növekedése a költségek növekedését okozhatja.
így az esetleges költségek olyan költségekre vonatkoznak, amelyekről tudod, hogy felmerülniük kell, de nem biztosak a pontos méretükben.
vezetői tartalékok
a vezetői tartalékok viszont az “ismeretlen ismeretlenek” becslésébe helyezett összegek.”Vagyis vannak olyan kockázatok, amelyeket nem vettek figyelembe, amelyek előfordulhatnak. Például,
- egy házépítési projektben az előadó kiléphet, és a szerződéses előadót további költségekkel kell felvenni.
- egy szoftverfejlesztési projektben az adatbázist feltörhetik, ami a biztonsági költségek növekedését okozhatja.
- egy hídépítési projekt során egy repülőgép lezuhanhat a projekt helyszínére.
mint látható, a menedzsment tartalékok olyan kockázatok, amelyeket nem vettek figyelembe a becslésben (egy repülőgép összeomlik a projektbe!).
a gazdálkodási tartalékok az összes olyan egyéb kockázat kezelésére szolgálnak, amelyeket a projektbecslésben külön nem vesznek figyelembe.
számos szervezet nyomon követi a múltbeli projektek költségnövekedését, és ezt minden jövőbeli projekthez vezetői tartalékként osztja el. Ez lehet százalék vagy rögzített díj.
a Munkabontási struktúra szerepe
a munkabontási struktúra (WBS) a becslések alapjául szolgál. Tartalmazza a projekt végrehajtásához szükséges feladatok felsorolását, és megadja az alapot a becslések elkészítéséhez. Például egy projekt feladatlista lehet:
| a munka bontási szerkezete | |
|---|---|
| feladat | költségvetés |
| Font kerítésoszlopok | $1,000 |
| építsen kerítést | $2,500 |
| összesen | $3,500 |
bár nem egy vaskos törvény, a rendkívüli eseményeket a feladat szintjén kell alkalmazni, a vezetői tartalékokat pedig a projekt szintjén.
például, ha a kerítésoszlopok költsége bizonytalan, ez egy esetlegesség lenne, és 10% – ot adhat a “font kerítésoszlopok” feladathoz.”Ahhoz azonban, hogy figyelembe vegyük annak lehetőségét, hogy egy repülőgép összeomlik a kerítésbe az építkezés során, 10% – os kezelési tartalékot adnánk a teljes projekthez.
a kockázati nyilvántartás szerepe
a projektkockázati nyilvántartás olyan információk gyűjtésére szolgál, amelyek meghatározzák a rendkívüli események és a vezetői tartalékok méretét.
a kockázati nyilvántartás rögzíti a projekt sikertényezőinek kockázatait. Meghatározza továbbá az egyes kockázatok prioritását, amely a kockázat súlyosságán és előfordulási valószínűségén alapul. Például az építkezésbe ütköző repülőgép valószínűleg nem a legfontosabb kockázat.
| kockázati nyilvántartás | |||
|---|---|---|---|
| kockázat | valószínűség | súlyosság | vészhelyzet |
| a patak áramlása emelkedik – nagyobb berm építését igényli | 10% | $10,000 | $1,000 |
| a helyszíni művezető kilép | 5% | $10,000 | $500 |
| repülőgép lezuhan a helyszínen | 0.001% | $100,000 | $100 |
| összesen | $115,000 | $1,600 | |
a kontingenciát úgy becsüljük meg, hogy megszorozzuk a valószínűséget a súlyossággal, és hozzáadjuk a projektre vonatkozó feladatbecsléshez.
vegye figyelembe, hogy ebben a példában, mivel ez a három kockázat mind szerepel a projekt becslésében, ezek mind előre nem látható események. A harmadik tétel, egy repülőgép-baleset, általában túl távolinak tekinthető ahhoz, hogy vészhelyzetként szerepeljen, és a projekt irányítási tartalékába kerülne.
Költségalap
a költségalap a projektalapok időfázisú kiadásait jelenti. Ez magában foglalja a készenléti, de nem a menedzsment tartalékok.
ez azt jelenti, hogy a menedzsment tartalékokat a projekt költségvetésén felül kell figyelembe venni, és a szervezeti menedzsmenttől elkülönítve kell alkalmazni.
költségkezelési terv
a Project Management Body of Knowledge (PMBOK) meghatározza a költségkezelési terv használatát, amely a teljes Projektmenedzsment terv része. Ennek a költségkezelési tervnek a következő információkat kell tartalmaznia:
- mennyi tartalékot kell belefoglalni az egyes feladatokba
- A teljes projektbe belefoglalandó irányítási tartalék mennyisége
- módszertan, feltételezések és/vagy háttérinformációk