Plan A, Plan B

L’un des aspects les plus déroutants de la gestion de projet est le concept d’éventualités et de Réserves de gestion. Quand sont-ils utilisés? À quoi servent-ils? Et comment sont-ils appliqués?

Dans cet article, je vais lever le voile.

Éventualités

Les éventualités sont des montants placés dans l’estimation du projet pour tenir compte des  » inconnues connues. »Autrement dit, l’existence du coût est connue, mais sa taille ne l’est pas. Par exemple,

  • Dans un projet de construction de maisons, le temps de conception n’est pas connu avec certitude.
  • Dans un projet de développement logiciel, le coût de la base de données est incertain car ses spécifications ne sont pas connues avec certitude.
  • Dans un projet de construction d’un pont, l’augmentation potentielle du débit pourrait entraîner une augmentation des coûts.

Ainsi, des contingences s’appliquent aux coûts que vous savez que vous devez engager, mais que vous n’êtes pas certain de leur taille exacte.

Réserves de gestion

Les réserves de gestion, en revanche, sont des montants placés dans l’estimation des « inconnues inconnues. »C’est-à-dire qu’il y a des risques qui n’ont pas été pris en compte qui pourraient survenir. Par exemple,

  • Dans un projet de construction d’une maison, le dessinateur peut quitter, et un dessinateur contractuel doit être embauché à un coût supplémentaire.
  • Dans un projet de développement logiciel, la base de données peut être piratée et entraîner une augmentation des coûts de sécurité.
  • Dans un projet de construction de ponts, un avion peut s’écraser sur le site du projet.

Comme vous pouvez le constater, les réserves de gestion sont des risques qui n’ont pas été pris en compte dans l’estimation (un avion pourrait s’écraser sur le projet!).

Les réserves de gestion servent de fourre-tout pour tous les autres risques qui ne sont pas spécifiquement pris en compte dans l’estimation du projet.

De nombreuses organisations suivent l’augmentation des coûts des projets passés et l’attribuent à chaque projet futur en tant que réserve de gestion. Cela peut être un pourcentage ou des frais fixes.

Rôle de la Structure de répartition du travail

La Structure de répartition du travail (WBS) est la base sous-jacente des estimations. Il contient une liste des tâches nécessaires à la réalisation du projet et fournit les bases sur lesquelles établir des estimations. Par exemple, une liste de tâches de projet peut être:

Structure de Répartition du Travail
Tâche Budget
Poteaux de clôture de livre $1,000
Construire une clôture $2,500
TOTAL $3,500

Bien que ce ne soit pas une loi irréfléchie, les contingences devraient être appliquées au niveau des tâches et les réserves de gestion au niveau du projet.

Par exemple, si le coût des postes de clôture est incertain, ce serait une éventualité et vous pourriez ajouter 10% à la tâche « Pound fenceposts. »Cependant, pour tenir compte de la possibilité qu’un avion s’écrase contre la clôture pendant la construction, vous ajouteriez une réserve de gestion de 10% au projet global.

Rôle du Registre des risques

Le Registre des risques du projet est utilisé pour recueillir des informations qui déterminent la taille des contingences et des réserves de gestion.

Le Registre des risques enregistre les risques pour les facteurs de réussite du projet. Il détermine également la priorité de chaque risque, qui est basée sur la gravité du risque et la probabilité d’occurrence. Par exemple, un avion qui s’écrase sur le chantier n’est probablement pas le risque le plus important.

Registre des Risques
Risque Probabilité Gravité Contingence
Augmentation du débit des cours d’eau – nécessite la construction d’une berme plus grande 10% $10,000 $1,000
Le contremaître du site quitte 5% $10,000 $500
Un avion s’écrase sur le site 0.001% $100,000 $100
TOTAL $115,000 $1,600

La contingence est estimée en multipliant la Probabilité par la gravité, et ajoutée à l’estimation de la tâche applicable pour le projet.

Notez que dans cet exemple, puisque ces trois risques sont tous inclus dans l’estimation du projet, il s’agit de toutes éventualités. Le troisième élément, un écrasement d’avion, serait normalement considéré comme trop éloigné pour être inclus comme une éventualité et serait inclus dans la réserve de gestion du projet.

Référence des coûts

 référence des coûts La référence des coûts représente les dépenses échelonnées dans le temps des fonds du projet. Il comprend les imprévus, mais pas les réserves de gestion.

C’est-à-dire que les réserves de gestion sont considérées au-delà du budget du projet et doivent être demandées séparément de la gestion organisationnelle.

Plan de Gestion des coûts

Le Corpus de Connaissances sur la Gestion de Projet (PMBOK) spécifie l’utilisation d’un Plan de Gestion des Coûts, qui est une composante du Plan de Gestion de Projet global. Ce plan de gestion des coûts doit contenir les informations suivantes:

  • Quantité de contingence à inclure dans chaque tâche
  • Quantité de réserve de gestion à inclure dans l’ensemble du projet
  • Méthodologie, hypothèses et / ou informations générales

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.