suunnitelma A, suunnitelma B

yksi projektinhallinnan hämmentävimmistä näkökohdista on ennakoimattomien menojen ja Hoitovarausten käsite. Milloin niitä käytetään? Mihin niitä käytetään? Miten niitä sovelletaan?

tässä artikkelissa nostan verhon.

ennakoimattomat menot

ennakoimattomat menot ovat summia, jotka on sijoitettu hankkeen arvioon ”tiedossa olevien tuntemattomien tekijöiden huomioon ottamiseksi.”Eli kustannusten olemassaolo tiedetään,mutta niiden suuruus ei. Esimerkiksi,

  • talon rakennusprojektissa suunnitteluajan määrää ei tiedetä varmasti.
  • ohjelmistokehitysprojektissa tietokannan hinta on epävarma, koska sen spesifikaatioita ei tunneta varmasti.
  • sillanrakennushankkeessa virtavirran mahdollinen nousu voi aiheuttaa kustannusten nousua.

näin ollen ennakoimattomia menoja sovelletaan kustannuksiin, joista tiedät aiheutuvasi, mutta joiden tarkasta koosta ei ole varmuutta.

Hoitorahastot

Hoitorahastot taas ovat summia, jotka on sijoitettu arvioon ”Tuntematon Tuntematon.”Eli on olemassa riskejä, joita ei ole otettu huomioon, että voi tapahtua. Esimerkiksi,

  • talonrakennushankkeessa valmistelija saattaa irtisanoutua, ja urakkavalmistelija on palkattava lisämaksusta.
  • ohjelmistokehitysprojektissa tietokanta saattaa murtautua ja aiheuttaa tietoturvakustannusten nousun.
  • sillanrakennusprojektissa Lentokone saattaa törmätä projektikohteeseen.

kuten näette, hallintareservit ovat riskejä, joita ei ole otettu huomioon arviossa (Lentokone saattaa törmätä projektiin!).

Hoitoreservejä käytetään kaikkien muiden riskien kattamiseen, joita ei ole erikseen otettu huomioon hankearviossa.

monet organisaatiot seuraavat aikaisempien projektien kustannusten nousua ja varaavat sen jokaiseen tulevaan projektiin Hallinnointivarauksena. Tämä voi olla joko prosenttiosuus tai kiinteä maksu.

Työnjakorakenteen rooli

Työnjakorakenne (WBS) on arvioiden perustana. Se sisältää luettelon hankkeen toteuttamiseksi tarvittavista tehtävistä, ja se tarjoaa perustan arvioiden laatimiselle. Esimerkiksi projektin tehtäväluettelo voi olla:

työn jakautuminen rakenne
tehtävä talousarvio
Paukuta aitatolppia $1,000
Rakenna aita $2,500
yhteensä $3,500

vaikka laki ei ole raudanluja, ennakoimattomia toimia olisi sovellettava tehtävätasolla, ja johto varaa hanketasolla.

esimerkiksi jos miekkailukustannusten hinta on epävarma, kyseessä olisi varasuunnitelma ja tehtävään voisi lisätä 10% ” Pound fenceposts.”Jos kuitenkin otetaan huomioon mahdollisuus, että kone törmää aitaan rakentamisen aikana, lisäisitte 10%: n hallinnointivarauksen kokonaishankkeeseen.

Riskirekisterin rooli

hankkeen Riskirekisteriä käytetään sellaisten tietojen keräämiseen, jotka määrittävät ennakoimattomien menojen ja hallinnointivarantojen suuruuden.

Riskirekisteriin kirjataan hankkeen menestystekijöihin kohdistuvat riskit. Se määrittää myös kunkin riskin prioriteetin, joka perustuu riskin vakavuuteen ja esiintymistodennäköisyyteen. Esimerkiksi rakennustyömaalle törmäävä lentokone ei liene suurin riski.

riskirekisteri
riski todennäköisyys vakavuus ennakoimattomuus
Puron virtaus nousee-vaatii rakentamista suurempi berm 10% $10,000 $1,000
työnjohtaja lopettaa 5% $10,000 $500
Lentokone törmää paikkaan 0.001% $100,000 $100
yhteensä $115,000 $1,600

ennakoitavuus arvioidaan kertomalla todennäköisyys vakavuudella, ja lisätään projektiin sovellettavaan tehtäväarvioon.

huomaa, että tässä esimerkissä, koska nämä kolme riskiä sisältyvät kaikki hankkeen arvioon, ne ovat kaikki ennakoimattomia. Kolmatta kohtaa, lento-onnettomuutta, pidettäisiin tavallisesti liian kaukaisena, jotta se voitaisiin sisällyttää varatoimenpiteenä, ja se sisällytettäisiin hankkeen hallinnointivaraukseen.

kustannusten lähtötilanne

kustannusten lähtötilanne kustannusten lähtötilanne on hankevarojen aikajaksotetut menot. Se sisältää ennakoimattomat menot, mutta ei johtoreservejä.

eli johtoreservejä tarkastellaan hankkeen budjetin lisäksi ja niitä on haettava erikseen organisaatiojohtamisesta.

Kustannushallintasuunnitelma

Projektinhallintaelin (PMBOK) määrittelee Kustannushallintasuunnitelman käytön, joka on osa Kokonaishankehallintasuunnitelmaa. Kustannushallintasuunnitelman olisi sisällettävä seuraavat tiedot::

  • kuinka paljon kuhunkin tehtävään varaudutaan
  • Koko hankkeeseen sisällytettävän Hallinnointivarauksen määrä
  • menetelmät, oletukset ja / tai taustatiedot

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.