Plan A, Plan B

Einer der verwirrendsten Aspekte des Projektmanagements ist das Konzept der Eventualitäten und Managementreserven. Wann werden sie verwendet? Wofür werden sie verwendet? Und wie werden sie angewendet?

In diesem Artikel werde ich den Schleier lüften.

Eventualitäten

Eventualitäten sind Beträge, die in die Projektschätzung aufgenommen werden, um „bekannte Unbekannte“ zu berücksichtigen.“ Das heißt, die Existenz der Kosten ist bekannt, aber die Größe ist es nicht. Zum Beispiel,

  • In einem Hausbauprojekt ist die Menge der Entwurfszeit nicht sicher bekannt.
  • In einem Softwareentwicklungsprojekt sind die Kosten der Datenbank ungewiss, da ihre Spezifikationen nicht sicher bekannt sind.
  • Bei einem Brückenbauprojekt könnte der potenzielle Anstieg des Abflusses zu einem Anstieg der Kosten führen.

Somit gelten Eventualitäten für Kosten, von denen Sie wissen, dass Sie anfallen müssen, deren genaue Höhe Sie jedoch nicht sicher sind.

Managementreserven

Managementreserven hingegen sind Beträge, die in der Schätzung für „unbekannte Unbekannte“ angegeben sind.“ Das heißt, es gibt Risiken, die nicht berücksichtigt wurden, die auftreten könnten. Zum Beispiel,

  • In einem Hausbauprojekt kann der Zeichner kündigen, und ein Vertragszeichner muss gegen Aufpreis eingestellt werden.
  • In einem Softwareentwicklungsprojekt kann die Datenbank gehackt werden und eine Eskalation der Sicherheitskosten verursachen.
  • Bei einem Brückenbauprojekt kann ein Flugzeug in die Projektstelle abstürzen.

Wie Sie sehen, sind Managementreserven Risiken, die in der Schätzung nicht berücksichtigt wurden (ein Flugzeug könnte in das Projekt abstürzen!).

Die Managementreserven dienen als Sammelbecken für alle anderen Risiken, die in der Projektschätzung nicht speziell berücksichtigt werden.

Viele Organisationen verfolgen die Kosteneskalation bei vergangenen Projekten und weisen diese jedem zukünftigen Projekt als Managementreserve zu. Dies kann entweder ein Prozentsatz oder eine feste Gebühr sein.

Rolle des Projektstrukturplans

Der Projektstrukturplan (PSP) ist die Grundlage für Schätzungen. Es enthält eine Liste der Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, und es bietet die Grundlage für die Erstellung von Schätzungen. Zum Beispiel könnte eine Projektaufgabenliste sein:

Projektstrukturplan
Aufgabe Budget
Pfund Zaunpfosten $1,000
Zaun bauen $2,500
INSGESAMT $3,500

Obwohl es sich nicht um ein eisernes Gesetz handelt, sollten die Eventualitäten auf Aufgabenebene und die Managementreserven auf Projektebene angewendet werden.

Wenn beispielsweise die Kosten für die Zaunpfähle unsicher sind, wäre dies eine Kontingenz, und Sie könnten der Aufgabe 10% hinzufügen „Zaunpfähle hinzufügen.“ Um jedoch die Möglichkeit zu berücksichtigen, dass ein Flugzeug während des Baus in den Zaun stürzt, würden Sie dem Gesamtprojekt eine Managementreserve von 10% hinzufügen.

Rolle des Risikoregisters

Das Projektrisikoregister dient zur Sammlung von Informationen, die die Größe von Eventualverbindlichkeiten und Managementreserven bestimmen.

Das Risikoregister erfasst die Risiken für die Erfolgsfaktoren des Projekts. Es bestimmt auch die Priorität jedes Risikos, die auf dem Schweregrad und der Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos basiert. Zum Beispiel ist ein Flugzeug, das in die Baustelle stürzt, wahrscheinlich nicht das wichtigste Risiko.

Risikoregister
Risiko Wahrscheinlichkeit Schweregrad Kontingenz
Stromfluss steigt – erfordert den Bau einer größeren Berme 10% $10,000 $1,000
Site Foreman kündigt 5% $10,000 $500
Flugzeug stürzt auf Baustelle ab 0.001% $100,000 $100
INSGESAMT $115,000 $1,600

Die Kontingenz wird geschätzt, indem die Wahrscheinlichkeit mit dem Schweregrad multipliziert und der entsprechenden Vorgangsschätzung für das Projekt hinzugefügt wird.

Beachten Sie, dass in diesem Beispiel, da diese drei Risiken alle in der Projektschätzung enthalten sind, sie alle Eventualitäten sind. Der dritte Punkt, ein Flugzeugabsturz, würde normalerweise als zu weit entfernt angesehen, um als Notfall aufgenommen zu werden, und würde in die Verwaltungsreserve für das Projekt aufgenommen.

Cost Baseline

cost baselineDie Cost Baseline repräsentiert die zeitlichen Ausgaben der Projektmittel. Es enthält die Eventualitäten, aber nicht die Managementreserven.

Das heißt, Managementreserven werden über das Projektbudget hinaus betrachtet und müssen getrennt vom Organisationsmanagement beantragt werden.

Kostenmanagementplan

Der Project Management Body of Knowledge (PMBOK) legt die Verwendung eines Kostenmanagementplans fest, der Bestandteil des gesamten Projektmanagementplans ist. Dieser Kostenmanagementplan sollte die folgenden Informationen enthalten:

  • Wie viel Kontingenz in jede Aufgabe einzubeziehen ist
  • Menge der Managementreserve, die in das gesamte Projekt einzubeziehen ist
  • Methodik, Annahmen und / oder Hintergrundinformationen

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