Plan A, Plan B

et af de mest forvirrende aspekter af Projektledelse er begrebet uforudsete og Ledelsesreserver. Hvornår bruges de? Hvad bruges de til? Og hvordan anvendes de?

i denne artikel vil jeg løfte sløret.

uforudsete

uforudsete er beløb, der er placeret i projektestimatet for at redegøre for “kendte ukendte.”Det vil sige, eksistensen af omkostningerne er kendt, men størrelsen af det er ikke. For eksempel,

  • i et husbygningsprojekt er mængden af designtid ikke kendt med sikkerhed.
  • i et programudviklingsprojekt er omkostningerne ved databasen usikre, fordi dens specifikationer ikke er kendt med sikkerhed.
  • i et brobygningsprojekt kan den potentielle stigning i strømstrømmen medføre en stigning i omkostningerne.

således gælder uforudsete udgifter, som du ved, du skal pådrage dig, men er ikke sikre på deres nøjagtige størrelse.

Ledelsesreserver

Ledelsesreserver er derimod beløb placeret i estimatet for “ukendte ukendte.”Det vil sige, der er risici, der ikke er taget i betragtning, der kan opstå. For eksempel,

  • i et husbygningsprojekt kan ordføreren afslutte, og en kontraktudstiller skal ansættes mod ekstra omkostninger.
  • i et programudviklingsprojekt kan databasen blive hacket og forårsage en stigning i sikkerhedsomkostningerne.
  • i et brobygningsprojekt kan et fly gå ned på projektstedet.

som du kan se, er ledelsesreserver risici, der ikke er taget højde for i estimatet (et fly kan gå ned i projektet!).

Ledelsesreserver tjener som en fangst for alle andre risici, der ikke specifikt overvejes i projektestimatet.

mange organisationer sporer omkostningsoptrapningen på tidligere projekter og tildeler dette til hvert fremtidigt projekt som en Ledelsesreserve. Dette kan enten være en procentdel eller et fast gebyr.

Arbejdsopdelingsstrukturens rolle

Arbejdsopdelingsstrukturen er det underliggende grundlag for skøn. Det indeholder en liste over opgaver, der kræves for at gennemføre projektet, og det giver grundlaget for at udarbejde skøn. For eksempel kan en projektopgaveliste være:

arbejdsopdelingsstruktur
opgave Budget
Pund hegn indlæg $1,000
Byg hegn $2,500
i alt $3,500

selvom det ikke er en ironclad lov, bør beredskaberne anvendes på opgaveniveau, og ledelsen forbeholder sig på projektniveau.

for eksempel, hvis omkostningerne ved hegnposter er usikre, ville dette være en beredskab, og du kunne tilføje 10% til opgaven “Pund hegnposter.”For at tage højde for muligheden for, at et fly styrter ned i hegnet under konstruktionen, vil du tilføje en 10% ledelsesreserve til det samlede projekt.

Risikoregistrets rolle

projektets risikoregister bruges til at indsamle oplysninger, der bestemmer størrelsen af uforudsete udgifter og ledelsesreserver.

Risikoregistret registrerer risiciene for projektets succesfaktorer. Det bestemmer også prioriteten for hver risiko, som er baseret på risikoens sværhedsgrad og sandsynlighed for forekomst. For eksempel er et fly, der styrter ind på byggepladsen, sandsynligvis ikke den vigtigste risiko.

risikoregister
risiko Sandsynlighed sværhedsgrad beredskab
strømstrøm stiger-kræver konstruktion af større berm 10% $10,000 $1,000
Site foreman afslutter 5% $10,000 $500
fly styrter ned på stedet 0.001% $100,000 $100
i alt $115,000 $1,600

beredskabet estimeres ved at multiplicere sandsynligheden med sværhedsgraden og føjes til det gældende opgavestimat for projektet.

Bemærk, at i dette eksempel, da disse tre risici alle er inkluderet i projektestimatet, er de alle uforudsete udgifter. Det tredje punkt, et flystyrt, ville normalt blive betragtet som for fjernt til at omfatte som en beredskab og ville blive inkluderet i ledelsesreserven til projektet.

Omkostningsbaseline

omkostningsbaseline omkostningsbaseline repræsenterer projektfondenes tidsfasede udgifter. Det omfatter uforudsete udgifter, men ikke ledelsesreserver.

det vil sige, ledelsesreserver betragtes ud over projektbudgettet og skal ansøges separat fra organisatorisk ledelse.

Omkostningsstyringsplan

Projektstyringsorganet for viden (PMBOK) specificerer brugen af en Omkostningsstyringsplan, som er en del af den overordnede projektstyringsplan. Denne Omkostningsstyringsplan skal indeholde følgende oplysninger:

  • hvor meget beredskab der skal medtages i hver opgave
  • mængde Ledelsesreserve, der skal medtages i hele projektet
  • metodologi, antagelser og / eller baggrundsinformation

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.