Plan A, Plan B

Uno de los aspectos más confusos de la Gestión de Proyectos es el concepto de Contingencias y Reservas de Gestión. ¿Cuándo se usan? ¿Para qué se usan? Y cómo se aplican?

En este artículo levantaré el velo.

Contingencias

Las contingencias son cantidades que se colocan en la estimación del proyecto para tener en cuenta «incógnitas conocidas».»Es decir, la existencia del costo es conocida, pero su tamaño no lo es. Por ejemplo,

  • En un proyecto de construcción de una casa, la cantidad de tiempo de diseño no se conoce con certeza.
  • En un proyecto de desarrollo de software, el costo de la base de datos es incierto porque sus especificaciones no se conocen con certeza.
  • En un proyecto de construcción de puentes, el aumento potencial del flujo de corriente podría provocar un aumento de los costos.

Por lo tanto, las contingencias se aplican a los costos en los que sabe que debe incurrir, pero no está seguro de su tamaño exacto.

Reservas de gestión

Las Reservas de gestión, por otro lado, son cantidades colocadas en la estimación para «incógnitas desconocidas».»Es decir, hay riesgos que no se han tenido en cuenta que podrían ocurrir. Por ejemplo,

  • En un proyecto de construcción de una casa, el dibujante puede renunciar, y se debe contratar a un dibujante de contrato a un costo adicional.
  • En un proyecto de desarrollo de software, la base de datos puede ser hackeada y causar un aumento en los costos de seguridad.
  • En un proyecto de construcción de puentes, un avión podría estrellarse en el sitio del proyecto.

Como puede ver, las reservas de gestión son riesgos que no se han tenido en cuenta en la estimación (¡un avión podría chocar contra el proyecto!).

Las reservas de gestión sirven para abarcar todos los demás riesgos que no se consideran específicamente en la estimación del proyecto.

Muchas organizaciones hacen un seguimiento del aumento de costos de proyectos anteriores y lo asignan a cada proyecto futuro como Reserva de Gestión. Esto puede ser un porcentaje o una tarifa fija.

Función de la Estructura de Desglose del Trabajo

La Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) es la base subyacente de las estimaciones. Contiene una lista de las tareas necesarias para llevar a cabo el proyecto y proporciona la base sobre la que elaborar estimaciones. Por ejemplo, una lista de tareas de proyecto podría ser:

Estructura de Desglose del Trabajo
Tarea Presupuesto
Postes de valla de libra $1,000
Valla de construcción $2,500
TOTAL $3,500

Aunque no es una ley estricta, las contingencias deben aplicarse a nivel de tarea, y las reservas de gestión a nivel de proyecto.

Por ejemplo, si el costo de los postes de vallas es incierto, esto sería una contingencia y podría agregar un 10% a la tarea «Postes de vallas de libras.»Sin embargo, para tener en cuenta la posibilidad de que un avión se estrelle contra la valla durante la construcción, agregaría una reserva de gestión del 10% al proyecto general.

Rol del Registro de Riesgos

El Registro de Riesgos del proyecto se utiliza para recopilar información que determina el tamaño de las contingencias y las reservas de gestión.

El Registro de riesgos registra los riesgos para los factores de éxito del proyecto. También determina la prioridad de cada riesgo, que se basa en la gravedad del riesgo y la probabilidad de ocurrencia. Por ejemplo, un avión que se estrelle contra el sitio de construcción probablemente no sea el riesgo más importante.

Registro de Riesgos
Riesgo Probabilidad Gravedad de Contingencia
el flujo de Corriente se eleva – requiere la construcción de grandes berma 10% $10,000 $1,000
el Sitio capataz se cierra 5% $10,000 $500
Avión se estrella en el sitio 0.001% $100,000 $100
TOTAL $115,000 $1,600

La contingencia se calcula multiplicando la Probabilidad con la Gravedad, y se añade a la tarea de presupuesto para el proyecto.

Observe que en este ejemplo, dado que estos tres riesgos están incluidos en la estimación del proyecto, todos son contingencias. El tercer elemento, un accidente de avión, normalmente se consideraría demasiado remoto para incluirlo como contingencia y se incluiría en la reserva de gestión para el proyecto.

Base de referencia del costo

 base de referencia del costo La base de referencia del costo representa el gasto escalonado de los fondos para proyectos. Incluye las contingencias, pero no las reservas de gestión.

Es decir, las reservas de gestión se consideran por encima del presupuesto del proyecto y deben solicitarse por separado de la gestión de la organización.

Plan de Gestión de Costes

El Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK) especifica el uso de un Plan de Gestión de Costes, que es un componente del Plan general de Gestión de Proyectos. Este Plan de Gestión de Costes debe contener la siguiente información:

  • Cuánta contingencia incluir en cada tarea
  • Cantidad de Reserva de Gestión para incluir en todo el proyecto
  • Metodología, supuestos y / o información de antecedentes

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